Intégration à distance : leçons du bureau de Signifyd à Belfast

Lorsque nous avons fait des offres avant la pandémie à trois des nouveaux membres de notre équipe, nous n’aurions jamais imaginé que leurs premiers mois avec Signifyd se termineraient à domicile.

La COVID-19 a créé de nouveaux défis dans tous les aspects de notre vie. Naturellement, cela a changé la façon dont nous interagissons et embauchons de nouveaux Signifyers. Chez Signifyd, nous avons la chance d’avoir une histoire de travail à distance. Une partie importante de notre équipe travaillait à distance avant même que le coronavirus ne bouleverse le monde. Le travail à domicile était donc la norme pour beaucoup. Néanmoins, lorsque vous vous attendez à un espace de bureau et à des réunions en face à face, commencer un nouveau rôle à distance peut être intimidant. 

Nous savions que notre processus d’intégration devrait s’adapter afin de faire face à notre nouvelle réalité.  Nous avions une bonne base, ayant mis beaucoup de travail dans notre processus d’intégration sur place. Nous savions que la création d’une expérience employé épique dès le premier jour était la clé, alors nous avons essayé de refléter cela dans notre processus à distance autant que possible.

Pour bien faire les choses, il s’agissait de comprendre pourquoi les petites choses et les grandes choses de notre processus existant étaient importantes et de trouver une version virtuelle qui simulait l’expérience.

Nous commençons toujours par organiser la technologie et les autres appareils dont nos nouveaux employés auront besoin pour faire leur travail – Macbooks, moniteurs 4K, claviers, casques Jabra, bouteilles d’eau, t-shirts Signifyd, sweats à capuche, tasses de voyage et jelly beans – parce que qui peut faire quelque chose sans jelly beans?

Être basé sur le cloud signifie que le lieu de travail est n’importe où

La bonne nouvelle ?  Chez Signifyd, nous sommes principalement basés sur le cloud, nous n’avons donc pas besoin d’être au bureau pour accéder à quoi que ce soit de critique. Les employés peuvent travailler de n’importe où dans le monde avec leurs Macbooks. Nous avons mis en place des réseaux privés virtuels (VPN) pour les environnements de développement afin que les ingénieurs puissent accéder à leurs instances. Le fait que nous avions déjà toutes nos pratiques basées sur le cloud en place a rendu la transition vers l’intégration à distance et le travail entièrement à distance assez fluide.

Les choses sont devenues un peu plus délicates quand il était temps de préparer le swag. À l’époque du bureau réel, nous installions tout le swag sur les nouveaux bureaux des travailleurs. Pour faire bonne mesure, nous attacherions un ballon bleu vif, rempli d’hélium, « Bienvenue à Signifyd » à leur chaise.

Nous admettons que c’est un peu grinçant d’avoir l’équivalent d’une flèche bleue géante au-dessus de votre tête pendant la première semaine, mais c’est une aide massive à long terme. Les gens ont tendance à venir vous dire « bonjour » ou à vous encourager à prendre un café. Et ne sous-estimez jamais la puissance d’un ballon bleu vif pour aider un nouvel employé dans un nouvel environnement à trouver ce nouveau bureau dans le bureau d’une entreprise en croissance.

Au lieu du pouvoir social d’un ballon, nous avons invité nos trois nouveaux départs à un déjeuner informel sur Zoom afin qu’ils puissent discuter avec d’autres personnes de notre bureau de Belfast. Nous avons passé la majorité de l’appel à jouer avec les filtres de Snap Camera. (Nous sommes un groupe mature !) C’était le plus que j’avais ri depuis des lustres !

En ce qui concerne l’équipement technologique et les choses amusantes (y compris les haricots en gelée), nos incroyables équipes de ressources humaines et de technologie de l’information ont tout préparé pour nos nouveaux arrivants et les ont emballés en toute sécurité pour être livrés. Matt, notre responsable des ressources humaines, s’est personnellement rendu chez chacun des nouveaux membres de notre équipe pour livrer en main propre leur nouvelle configuration.

La première semaine de tous les Signifyers comprend une formation générale à l’intégration. Chez Signifyd, nous définissons des « dates de début » afin que les gens puissent commencer en groupe. Un nouvel emploi et un bureau plein de nouvelles personnes peuvent être accablants. C’est bien de passer par là avec quelqu’un dans la même situation quand c’est possible. Le premier jour commence toujours par un café et quelques présentations informelles.  Pour la version à distance de la tradition, nous avons envoyé un paquet de soins de café et de gâteaux à chacun de nos nouveaux départs pour les alimenter pour la journée à venir!

Ensuite, c’est parti pour les sessions de formation basées sur Zoom! L’ordre du jour comprend une session informatique pour aider les nouveaux employés à s’installer et à se familiariser avec leurs nouveaux équipements et systèmes clés (Slack, Zoom, Gmail, etc.). Il présente également un aperçu de l’histoire, de la culture, des avantages, des avantages et de l’établissement d’objectifs de Signifyd, dirigé par l’équipe des RESSOURCES HUMAINES. Nous avons même eu des arrière-plans Zoom spéciaux « Bienvenue à Signifyd » composés!

Rompre le pain avec les nouvelles recrues prend une nouvelle tournure

Le reste de la semaine a été parsemé de sessions pour donner aux nouveaux départs une bonne connaissance de la structure de l’entreprise, ainsi que des plongées approfondies dans chaque département et ce qu’ils font réellement. Nos gestionnaires ont également adapté les sessions individuelles pour permettre des présentations d’équipe, des aperçus technologiques et une compréhension de ce que font les équipes au sens large qui sont spécifiques à chaque rôle.

Chez Signifyd, nous aimons manger ! Et, oui, la nourriture était une grande partie de la vie réelle d’intégration et de la culture d’entreprise. Lorsque le bureau était ouvert, nous avons fourni à tout notre personnel un déjeuner et des collations gratuits tous les jours. Il y avait vraiment une ambiance familiale car nous mangions tous ensemble. C’est une façon agréable et informelle d’apprendre à connaître vos collègues.

Au cours de leur première semaine, nos nouveaux Signifyers allaient généralement déjeuner hors site avec leur équipe pour passer un peu de temps libre ensemble. Mais comme ce n’est pas un moment typique, au lieu d’un déjeuner ensemble, beaucoup de nos équipes ont organisé des jeux en ligne, comme pictionnaire ou tabou, pour leur permettre de passer encore du temps avec les nouveaux ajouts et d’apprendre à les connaître.

Tous ceux qui commencent avec Signifyd se voient attribuer un ami dans leur équipe à qui ils peuvent poser toutes les questions générales liées au travail. Nous attribuons également un « Sensei de Signifyd », quelqu’un en dehors de leur équipe qui peut répondre à des questions culturelles plus générales telles que : Dans quelle mesure les soirées de quiz sont-elles compétitives ? (Très !) Quel est un bon endroit pour prendre un café ? (River Coffee House.) Et cessent-ils jamais de nous nourrir ? (Non, c’est un tapis roulant sans fin de nourriture).

Une fois que tout le monde est installé, nous avons beaucoup de façons de rester connecté même en travaillant à distance, notamment :

• Pauses déjeuner Zoom
• Jeux Donjons et Dragons virtuels 
• #stircrazy slack
• Défi des berceaux MTV
• Une heure de Zoom « Animaux à la maison »

Notre mesure clé du succès est de savoir si nous améliorons constamment les choses pour notre équipe géniale !  Pour l’instant ça va.

Notre nouvelle recrue Mark l’a parfaitement exprimé : « Commencer un nouvel emploi va toujours être bizarre et avec une pandémie en plus, cela aurait pu être un cauchemar de commencer. Mais tout était vraiment simple ! » Simple, productif et amusant. À tel point que j’ai hâte d’accueillir le prochain nouveau groupe de Signifyers. 

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