Loin l’un de l’autre, mais travaillant en étroite collaboration

Avant Signifyd, j’ai travaillé à distance au Centre de recherche Ames de la NASA pendant cinq ans.  Ce travail était merveilleux et je ne l’échangerais pour rien.

C’était aussi une expérience à distance typique – j’étais la seule personne à distance de l’équipe. Mes gestionnaires ont dû faire tout leur possible pour m’inclure dans les discussions et j’ai pris l’avion pendant une semaine chaque mois pour rester au courant des choses.

Lorsque j’ai rejoint Signifyd il y a trois ans, l’un des principaux attraits était que la plupart des ingénieurs travaillaient à distance. Depuis lors, nous avons plus que triplé la taille de l’équipe et sommes maintenant répartis plus également entre les ingénieurs distants et sur site. En cours de route, nous avons affiné et amélioré nos normes sociales, nos façons d’interagir et notre structure organisationnelle afin de minimiser la distinction hors site / sur site et de maintenir une forte cohésion d’équipe.

Un outil qui s’est avéré étonnamment efficace est Sococo, une application qui nous donne un espace de bureau virtuel et des outils de communication. Cette capture d’écran montre un jour aléatoire au bureau :

En un coup d’œil, je peux voir en haut à droite que l’équipe ADE se réunit, avec un membre partageant son écran.  Je peux dire que quelques coéquipiers discutent par vidéo dans la salle Falcon Heavy et voient qu’une personne est loin de son bureau (Lunch, en bas à gauche). En un clic, je pouvais rejoindre l’une des réunions en cours, sauter dans la salle de ping-pong pour discuter avec le collègue ou me déplacer vers la salle CoffeeBreak pour signaler une courte période loin de mon clavier. Normalement, je verrais aussi les noms de mes collègues, mais nous les avons retirés de l’illustration pour des raisons de confidentialité.

Quand un bureau virtuel ressemble à la vraie chose

C’est drôle à quel point cela ressemble à un bureau pour beaucoup d’entre nous. Si deux personnes sortent d’une salle de groupe pour poursuivre une conversation, elles traverseront naturellement le couloir.  Lorsque nous avons dû déménager dans un espace virtuel plus grand, les débats sur l’aménagement étaient intenses et il y avait une bousculade (et des sentiments blessés) lorsque chaque équipe voulait revendiquer les meilleures chambres – celles avec des canapés et un décor confortables. Et nous sommes des ingénieurs !

Il est facile d’embarquer des travailleurs à distance avec une technologie comme celle-ci. Le plus grand obstacle est de le faire fonctionner pour ceux qui sont sur place.  Par exemple, on leur demande de négocier deux environnements de travail et choisir d’être pleinement présents avec des écouteurs dans Sococo n’a parfois pas de sens, car cela nécessite d’être moins pleinement présent dans le bureau physique.

Nous avons connecté une salle physique à San Jose directement à Sococo et joué avec des micros et des écouteurs pour améliorer l’audio dans des environnements bruyants.  Nous encourageons les non-ingénieurs à maîtriser l’outil. Le product owner de mon équipe est un pro – s’il a une question, il entrera dans notre salle d’équipe en allumant sa caméra et son micro et en parlant. Invariablement, l’un d’entre nous s’engagera et les autres pourront écouter et intervenir si nécessaire.

Malgré les avantages et le plaisir, Sococo ne remplace pas la proximité physique et nous sommes constamment confrontés aux défis de la construction d’équipes performantes sur de grandes distances. L’intégration des ingénieurs sur site et à distance est plus difficile. Les gestionnaires doivent relever les défis uniques auxquels sont confrontées les équipes distantes. Les individus doivent se sentir à l’aise de contacter un collègue distant aussi rapidement et de manière informelle qu’ils le feraient avec quelqu’un assis à un bureau à côté d’eux. La communication entre les individus, les équipes et les départements est un sujet courant dans les rétrospectives agiles; la capacité de rester concentré sans perdre son contexte n’est pas unique au travail à distance, mais elle est encore plus critique.

Ceux d’entre nous qui travaillent à distance apprécient vraiment l’effort que font les gens de toute l’entreprise pour inclure des ingénieurs hors site dans les réunions et les événements à l’échelle de l’entreprise. Nous sommes intégrés à des réunions tous azimuts, à des déjeuners-causeries et à des déjeuners-rencontres mensuels entre équipes. En plus de Sococo, la société a investi dans du matériel afin que la plupart des salles de conférence puissent être utilisées avec la téléconférence Zoom.

Mais certaines choses sont tout simplement impossibles lorsque vous travaillez à distance. Ainsi, toute l’équipe d’ingénieurs se réunit quelques fois par an au siège social pour une semaine amusante sur place où nous participons à des ateliers, faisons beaucoup de tableaux blancs et, surtout, passons du temps ensemble et apprenons à nous connaître.

Le travail à distance reconnaît la vie réelle

Et, bien sûr, il y a des avantages à travailler à distance.  Tant que les ingénieurs à distance sont disponibles pendant les heures appropriées et qu’ils font leur travail, un ingénieur pourrait rester à la maison pour laisser entrer un plombier, éviter un mauvais trajet dans la région de la baie de San Francisco pour se pencher et se concentrer sur une échéance importante ou s’envoler hors de l’État pour soutenir un membre de la famille ayant un problème de santé. Les ingénieurs à distance savent qu’ils peuvent travailler avec succès à distance ; aucun changement dans la communication de l’équipe ou les rituels quotidiens requis. En fait, c’est génial pour tout le monde dans l’entreprise de faire l’expérience du travail à distance à un moment donné.

Notre culture à distance a été un travail en cours depuis la création de l’entreprise, avec la plupart des ingénieurs d’origine, ainsi que plusieurs gestionnaires, travaillant à distance. Heck, l’un des fondateurs travaille toujours à partir de trois fuseaux horaires ! Il n’y a aucune crainte que l’entreprise abandonne soudainement ce voyage. Nous prévoyons de continuer à relever les défis inattendus qui se présentent, d’élargir la suite d’outils que nous utilisons pour communiquer et de faire évoluer nos équipes pour relever les défis sur site et hors site d’une entreprise en pleine croissance.